Quelques 8 membres de l’AMPA (dont 4 Hommes et 4 Femmes) ont bénéficié d’une orientation sur comment bien archiver les documents administratif et financier ainsi que sur leur durée de conservation en tant que bien de l’organisme au siège du Bureau de l’Association Malienne pour la Protection des Personnes atteintes d’Albinisme (AMPA) le 28 Mai 2020.
Résultats attendus
A la fin de cette orientation, les participants seront capables de comprendre l’archivage dans un premier temps, ses outils, les différentes étapes du processus et les techniques modernes de l’archivage.
- Qu’est-ce que l’archivage? C’est une démarche d’organisation dans le but d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponible l’ensemble des documents en gage d’un organisme ou d’une entreprise vis-à-vis des tiers ou d’une activité future et dont le défaut représenterait un risque. C’est le moyen de conservation des documents en se posant la question qu’est-ce qu’il faut archiver ? L’archivage qu’il soit physique ou électronique n’est pas légale mais la conservation des documents l’est.
- Pourquoi doit-on archiver les documents? On doit archiver les documents pour garder une trace des activités dont les informations pourront être utilisées plutard. L’archivage est utilisé pour plusieurs raisons comme faire de la place aux plus pertinents en faisant un tri pour différencier ceux qui doivent être conservés de ceux qui doivent être détruits ; retrouver facilement un document sauvegardé et préservé la mémoire de l’entreprise. Il peut alors être considéré comme un coffre-fort de knowledge management (gestion de connaissance) qui est aussi une gestion de discipline qui permet de représenter la mémoire d’une entreprise et de faire un apprentissage aux nouveaux arrivants pour une génération future. Les outils de l’archivage qui permettent de garantir l’accessibilité et la pérennité des documents sont : le point de placement fonctionnel et le tableau de gestion des archives.
- Quel est le cycle de vie des archives? Le cycle de vie des archives est de un (01) à dix (10) ans selon son degré d’importance et est classifié en trois étapes :
–Dossiers Vivants ou Courants (accessibles à tout le monde);
-les Archives Intermédiaires sont des dossiers clos qui ne sont plus d’usage courant mais qui sont néanmoins conservés pour des impératifs de gestion ou documents juridiques à proximité des bureaux de pré-archives ;
-et les Archives Définitifs qui sont des dossiers dont l’utilité administrative pour la gestion est éteinte carrément dont on ne parle plus du tout soit sont conservés pour des histoires de knowledge management soit c’est détruit mais qui représente un intérêt historique et seront conservés indéfiniment ou représente la mémoire de l’entreprise.